Enkele maanden geleden kreeg de Amerikaanse bank Morgan Stanley een megaboete van 35 miljoen euro. De bank was onzorgvuldig geweest met de gegevens van zo’n 15 miljoen klanten. De persoonlijke gegevens van deze klanten stonden op harde schijven, die plots op een veilingwebsite verschenen.
De SEC (de Securities and Exchange Commission) die gaat over dit soort zaken, melde dat Morgan Stanley al jaren niet goed omging met het vernietigen van gegevens. Zij huurden verscheidene keren een bedrijf in dat niet gespecialiseerd was in het vernietigen van de harde schijven. Daarnaast controleerde de bank deze bedrijven niet.
Waarom vernietigen?
We werken tegenwoordig wat af op laptops, computers en andere apparaten. Al deze apparaten bevatten harde schijven. Op deze schijven bewaren we ontzettend veel informatie. Mailadressen, persoonlijke gegevens, wachtwoorden, bankgegevens: het is maar een kleine greep uit de informatie die jij als ondernemer op de harde schijven kan hebben staan. Al deze informatie is beschermd onder de AVG-wetgeving. Mocht een harde schijf, wanneer deze niet meer gebruikt wordt, niet goed vernietigd worden, kan dat zorgen voor een datalek. Alle gegevens liggen dan op straat en kunnen in theorie doorverkocht worden. Zo’n lek is een grote kostenpost, want het kost een bedrijf gemiddeld 3,5 miljoen euro.
Hoe vernietigen?
Op internet wemelt het van de tips om een harde schijf te kunnen vernietigen. Deze gaan van het boren van gaatjes, ontmantelen met een schroevendraaier, slopen met een hamer en onderdompelen in water tot het afleveren bij een autosloper ‘want wie weet er wel raad mee’. Naast dat deze laatste natuurlijk enorme gevaren voor een lek met zich meebrengt, zijn al deze tips voor particulieren nog wel uit te voeren, maar zal een bedrijf met meerdere harde schijven deze manier van werken niet kunnen uitvoeren én niet kunnen verantwoorden.
Professioneel harde schijven vernietigen
Bij veel bedrijven die beboet worden voor het onzorgvuldig vernietigen van harde schijven vol gegevens van anderen, komt dit door het inhuren van bedrijven die hierin niet gespecialiseerd zijn én weinig controle op de vernietiging, kijk maar naar Morgan Stanley. Aan het inhuren van specialisten die professioneel harde schijven vernietigen zitten bepaalde voordelen. Een bedrijf voorkomt daardoor allereerst natuurlijk een megaboete, maar dat is niet het enige voordeel. Als ondernemer wil je graag kunnen verantwoorden wat je doet.
Wanneer je het vernietigen van harde schijven uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf, kun je rekenen op een vernietigingsverklaring. Op zo’n verklaring staat tot serienummers aan toe welke schijven zijn vernietigd, uiteraard helemaal volgens de AVG-wetgeving. Met een vernietigingsverklaring kun je dus verantwoorden waar de gegevens zijn gebleven.
Duurzaamheid
Een professional voor het vernietigen van harde schijven is daarnaast sterk gericht op beveiliging. Vanaf moment één worden de gegevens beveiligd. Vaak zowel fysiek (camera en bewakers) als anderszins (geheimhoudingsverklaring, elektronische beveiliging etc.).
Wat tenslotte tegenwoordig ook niet mag ontbreken is aandacht voor duurzaamheid en milieu. Bedrijven willen zich tegenover klanten graag kunnen uitspreken over de duurzame manier van werken. Ook als het gaat om harde schijven vernietigen, kan een bedrijf hier rekening mee houden. Wanneer de schijven door een specialist worden vernietigd, wordt rekening gehouden met recyclebare materialen. Op die manier kan een specialist meer dan 95 procent van de grondstoffen recyclen. Wanneer je zelf aan de slag gaat met het boren van gaatjes, ben je deze duurzaamheid helaas kwijt!