Digitaliseren van formulieren in coronatijden

De coronacrisis heeft tot dusver veel van onze Nederlandse ziekenhuizen gevraagd. Uit de laatste cijfers blijkt dat het aantal patiënten op de intensive cares afneemt. In dit soort noodsituaties is het noodzakelijk dat artsen en verpleegkundigen snel kunnen schakelen. De lijnen moeten zo kort mogelijk zijn en er moet efficiënt gewerkt worden. Het digitaliseren van formulieren kan daarbij van belang zijn.

Het Erasmus MC in Rotterdam deed onderzoek naar de werking en betrouwbaarheid van vijf immuuntests, die zouden kunnen helpen bij het tegengaan van het coronavirus. Het ziekenhuis ontwikkelde een test waar meer onderzoek naar wordt gedaan.

Bij dit soort ontwikkelingen kunnen digitale formulieren helpen. Onderzoekers kunnen snel en effectief resultaten met elkaar uitwisselen en verder werken aan het onderzoek, zonder dat er onderling nog informatie op papier moet worden uitgewisseld en verwerkt. Dat is mogelijk doordat het ziekenhuis tegenwoordig steeds meer digitaal werkt.

Het Erasmus MC digitaliseerde al alle audits in het laboratorium van de afdeling klinische chemie. Een audit was voorheen een tijdrovende klus: een interne audit duurde zo zeven weken. In dit geval moest worden gekeken of het lab aan ISO-normen voldoet. Dat was voor het ziekenhuis een ingewikkelde klus omdat alle normelementen met bijbehorende vragen werden uitgeschreven in een Excel-document. Deze werd geprint en auditoren voerden dan de audits uit. Daarna kreeg de kwaliteitsmedewerker het formulier ingevuld weer terug en dat mocht weer worden ingevuld in een ander systeem. Kortom: een tijdrovende en weinig efficiënte manier van werken.

De partij die het digitalisatieproces op zich nam was Incontrol . Het bedrijf ondersteunde het ziekenhuis onder meer via WhatsApp. Daardoor kon het ziekenhuis snel schakelen bij eventuele vraagstukken. Door formulieren te digitaliseren was het mogelijk de duur van de audit terug te brengen van zeven weken naar drie dagen. Eén dag geldt ter voorbereiding en twee dagen voor de audit in het lab zelf. Na drie dagen beschikte het ziekenhuis over een digitaal rapport, waarin de focus op kwaliteit voorop staat.

Voorheen werd in het ziekenhuis gewerkt met ISO-normen. Deze normen zijn met digitale formulieren vertaald naar de content van het lab. Nu wordt er geen vragenlijst meer afgewerkt, maar wordt er materiaal bij de patiënt afgenomen, wordt het getest in het lab en zijn resultaten direct inzichtelijk.

In de business case van het ziekenhuis ging het om het uitvoeren van audits, maar er zijn talloze andere toepassingen beschikbaar voor het gebruik van een digitaal formulier. Zo kan een formulier ook worden gebruikt als declaratieformulier, voor de aanvraag van offertes of als hulpmiddel om slimmer te vergaderen.

Ook werkplekinspecties, wachtrapporten en managementrapporten kunnen met een digitaal formulier worden opgesteld. Bij digitale formulieren gaat het om vereenvoudigen van processen om zo effectiever om te gaan met zowel het resultaat als de verwerkingstijd hiervan.

Digitaliseren van formulieren is een goed voorbeeld van het toepassen van lean management. Deze vorm van management heeft tot doel verspilling te reduceren en een efficiënter proces te creëren. Op die manier ontstaat een verbetering in het bedrijfsresultaat. ‘Lean’ betekent slank, waardoor lean management kan worden gezien als het afslanken van processen.

Er gelden vijf principes: waarde, waardestroom, flow, pull en perfectie. Bij waarde wordt altijd de opdrachtgever centraal gesteld, terwijl bij de waardestroom wordt bepaald welke processen toegevoegde waarde creëren. In de flow zorgt de verwerker voor een constante doorstroming van een product of een dienst binnen een organisatie. ‘Pull’ staat voor het doen wat nodig is. Zo wordt voorkomen dat processen worden ingezet die geen waarde opleveren. Perfectie mag voor zich spreken: het blijven leren, verbeteren en optimaliseren van het managementproces.

Lean management kan eenvoudiger worden ingezet door het gebruik van digitale formulieren. Met een digitaal formulier is het resultaat meteen inzichtelijk en kunnen direct plannen worden opgezet om bijvoorbeeld de dienstverlening te verbeteren.

Een digitaal formulier kan op maat worden gemaakt. Zo kan het bijvoorbeeld bedoeld zijn om formulieren te delen met een klant of opdrachtgever, maar kan een formulier ook helpen bij het uitvoeren van berekeningen op basis van de ingevulde data. Een formulier is veranderlijk. Daarom is flexibiliteit geboden. Maatwerk is soms onontkomelijk, maar wordt bij het digitaliseren van formulieren liever voorkomen. Toch zijn er bedrijven die formulieren op maat leveren. Dat komt doordat de wensen per situatie verschillen.

Bij digitale formulieren is het belangrijk dat ze eenvoudig in te delen zijn. Naast de vormgeving (het verwerken van de huisstijl met logo’s, kleuren en indeling), is het ook mogelijk om het papieren formulier na te bootsen. Dit kan middels tabellen en iconen. Een digitaal formulier helpt bij het valideren van de ingevoerde data. Op die manier worden fraude en fouten voorkomen. Het is digitaal namelijk niet mogelijk ongeldige informatie in te voeren, mits de juiste beveiliging wordt gehanteerd. Een voorbeeld hiervan is het voorkomen van ongeldige invoer rondom jaartallen.

Bedrijven kunnen zelf kiezen voor het type vragen en invoer. Zo kan er bijvoorbeeld ondersteuning worden toegevoegd voor velden met van het type ‘datum’, ‘meerkeuze’, ‘vrije tekst’ of schaalverdeling. De ingevoerde gegevens worden vervolgens gevalideerd en zowel online als offline beschikbaar gemaakt. Aan de hand van de ingevoerde data kunnen heldere rapporten worden opgemaakt. Daarbij wordt gebruik gemaakt van filters en sorteerfuncties.