Van secretaresse naar 'virtual assistant': de evolutie van administratieve ondersteuning

De vraag welke banen door automatisering overbodig worden, houdt de werkende mens al bezig sinds de industriële revolutie. Tien jaar later onderzocht Nationale Vacaturebank of de voorspellingen uitkomen en wat er is veranderd.

Veel administratieve taken worden overgenomen door slimme software. Het aantal administratief medewerkers nam dan ook tussen 2013 en 2021 al af met 12 procent, terwijl het aantal secretaresses in die periode met maar liefst een derde afnam: van 64.000 tot 43.000. Met name technologische innovaties als AI, machine learning en blockchain werden genoemd als oorzaak. Inmiddels zijn er twee 'nieuwe' administratieve functies ontstaan: de virtual assistant en de Associate met een degree in officemanagement.

De traditionele secretaresse was vroeger een onmisbare schakel in elk kantoor. De taken omvatten het beantwoorden van telefoontjes, het regelen van vergaderingen, het typen van brieven en rapporten, het bijhouden van papieren dossiers en het verwelkomen van gasten. Deze rol vereiste sterke organisatorische vaardigheden, typvaardigheid en een uitgebreide kennis van kantoorprocedures. De rol van secretaresse is in de afgelopen decennia echter aanzienlijk geëvolueerd, dankzij technologische vooruitgang en veranderende zakelijke behoeften.

Wat ooit begon als een positie gericht op het beheren van fysieke documenten en afspraken, is nu uitgegroeid tot een meer geavanceerde en flexibele functie, die bekend staat als de virtual assistant.

Deze professionals bieden administratieve ondersteuning op afstand, vaak als zelfstandige ondernemers. Ze zijn niet langer gebonden aan een fysiek kantoor en kunnen taken uitvoeren voor klanten over de hele wereld op elk moment. Virtual assistenten zijn vaak kosteneffectiever dan het in dienst nemen van een fulltime secretaresse. Bedrijven kunnen virtuele assistenten bovendien inhuren op basis van hun behoeften, wat zorgt voor flexibiliteit in groei en krimp.

Een associate degree in officemanagement is een tweejarige academische opleiding die studenten voorbereidt op administratieve en managementrollen binnen een kantooromgeving. Dit programma is meestal te vinden op hogescholen en biedt een breed scala aan cursussen die studenten voorzien van de nodige vaardigheden en kennis om effectief te functioneren als kantoorprofessionals. Studenten leren werken met kantoorsuitesoftware zoals Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en andere relevante tools voor documentbeheer en communicatie.

Na het behalen van een associate degree in officemanagement kunnen afgestudeerden verschillende loopbaantrajecten volgen, waaronder functies als administratief assistent, kantoorcoördinator, officemanager, executive assistant of andere soortgelijke rollen binnen bedrijven, overheidsinstellingen, non-profitorganisaties en andere sectoren. Het verschil met de opleiding tot secretaresse zit 'm er in dat een associate degree in officemanagement een breder scala aan onderwerpen biedt, zoals kantoortechnologie, administratieve procedures, communicatie, boekhouding, en mogelijk ook leiderschap en management zoals kantoorbeheerder of officemanager.