Plannen doen we allemaal; het is een basis impuls die we nodig hebben voor een goede structuur in onze levens. Om te plannen gebruiken we allemaal onze eigen methodes. De een maakt elke dag to do lijstjes en werkt deze af. De ander voert al zijn taken meestal uit het hoofd. Dit hoeft geen probleem te zijn als je als ZZP’er werkt of in een klein bedrijf opereert. Maar het wordt anders als je aan de slag gaat bij grotere projecten of werkt in een groter bedrijf. Je zult dan echt te maken krijgen met een strategische planning. Maar hoe zet je zo’n planning op? We hebben aantal tips voor je op een rijtje gezet.
1. Prioriteiten stellen is het begin van een goede planning
Goed plannen begint bij het verdelen van hoofd- en bijzaken. Hierdoor ontstaat een lijst van prioriteiten en doelstellingen die nog wel even kunnen wachten. Om een goed overzicht te maken van deze scheiding kun je het beste een whiteboard of flipover gebruiken. Dit soort denkprocessen werken nu eenmaal het snelst en het meest effectief op deze manier.
2. Analyse maken van de zwakke en sterke kanten van een organisatie
Weeg de sterke en zwakke punten van de organisatie af tegen de huidige kansen en bedreigingen van het bedrijf. Waar liggen de expertises en wat zijn de valkuilen? Of anders gezegd: waar kan men vertrouwen op de ervaring en wanneer niet. Dit is een voorbereiding op stap drie. Stap twee en drie zullen samen de stabiele en instabiele onderdelen bevatten van de planning.
3. Beoordeel de externe factoren die de planning zouden kunnen verstoren
Houdt in deze afweging ook rekening met factoren zoals de invloeden van de concurrentie en andere externe factoren, zoals uitval van personeel of technische problemen. Dergelijke problemen kunnen de planning in groot gevaar brengen. Noteer deze risicofactoren zodat je later hier een veilige marge voor je planning in kan bouwen. Als het op de bezetting aankomt dan is resource planning een must. Zorg dat alle posten bezet zijn en dat er eventueel vervanging beschikbaar is. Tegenwoordig is resource planning mooi in online software geïntegreerd, zodat je het kan opnemen in de gehele planning van het project. Hier komen we later nog op terug.
4. Het bepalen van de doelstellingen
Elke planning heeft doelstellingen nodig. Dit zijn de taken die volbracht moeten worden. In een eerdere stap hebben we hoofd- van bijzaken gescheiden. Dit is slechts een eerste stap in het bepalen van de doelstellingen. Wat er vervolgens nog moet gebeuren, is het tastbaar maken van de doelstellingen. Vragen die je bij het opstellen van doelstellingen kan stellen zijn: Wat maakt onze onderneming uniek? Binnen welke termijn willen we onze doelen bereikt hebben? Welke factoren zijn doorslaggevend voor het bepalen van succes?
Een andere methode die veel gebruikt wordt voor het opstellen van doelen is de SMART methode. SMART staat voor Specifiek Meetbaar Aantoonbaar Realistisch en Tijdsgebonden.
Het is een methode die veel wordt gebruikt bij projectmanagement. Op de volgende website vind je een paar handige tips om een goede planning op te zetten met het SMART systeem.
5. Actieplanning
Dit is de laatste stap in het proces waarin de specifieke stappen worden bepaald en worden opgenomen in de planning. Dit noemen we de actieplanning. In dit stadium gaan we dus over naar het daadwerkelijk uitvoerbaar maken van de taken. In dit stadium worden ook methoden voor voortgangsbewaking en evaluatie van de resultaten meegenomen. Zoals eerder al gezegd is het handig om deze actieplanning op te nemen in een online management systeem.
Projectmanagers, medewerkers, planners maar ook managers hebben op deze manier samen toegang tot één uniform platform. Met de planning software is het bijvoorbeeld mogelijk een planbord op te stellen, urenstaatjes te maken en de bezetting te bepalen. Alles kan dus centraal worden geregeld.
We willen je nog een laatste tip geven wanneer je aan de planning begint. Werk van achter naar voren in het opstellen van je doelen. Hierdoor verlies je het einddoel niet uit het oog en weet je precies hoeveel tijd je beschikbaar hebt.