Terug naar kantoor: wat komt daarbij kijken?

Foto: Pexels

Het verplicht thuiswerken zit er bijna op, de meeste bedrijven openen vanaf september weer hun deuren. Wie een kantoorbaan heeft, mag (of moet) straks weer op kantoor achter zijn of haar bureau zitten. Het thuiswerken behoort zeker niet tot de verleden tijd, want uit onderzoek van onder ander Centraal Planbureau blijkt dat de meeste werknemers minimaal een dag thuis willen blijven werken.

Personeelsplanning

Die combinatie van kantoor en thuiswerken is voor zowel werknemers als werkgevers een ideale combinatie. Zo zorgt het voor minder files op de weg en dus ook minder reistijden. De kantoortuin is niet altijd volledig bezet, wat ook wel zo rustig is. Het vraagt om wat extra alertheid in het bijhouden van werktijden, maar dit kan gelukkig tegenwoordig allemaal digitaal. Hierdoor is het maken van een personeelsplanning nog nooit zo eenvoudig geweest. Werknemers kunnen vanuit thuis kijken wanneer ze moeten werken en ook of ze een dag vrij kunnen krijgen. Het helpt ook om altijd een duidelijk rooster te maken, waardoor iedereen weet waar hij aan toe is.

Het zogenaamde hybride werken kan op verschillende manieren. Het is allereerst belangrijk dat de overgang van alleen maar thuiswerken naar weer volledig of semi-volledig naar kantoor goed wordt opgevangen. Het bieden van ruimte is cruciaal; mensen laten ontdekken wat bij ze past. Verder is vertrouwen belangrijk. Werknemers moeten het gevoel krijgen dat ze worden vertrouwd en dat ze hun werk doen, of ze nu thuis zijn of op kantoor. En dat ze zelf mogen kijken welke dagen het beste zijn om op kantoor te werken en op welke dagen thuis de voorkeur heeft. De online personeelsplanning van Werktijden is hier een geschikte tool voor. Een ding is duidelijk: het hybride werken vraagt om de nodige flexibiliteit.

Video-oplossingen en samenwerkingstools

Een hybride werkplek vraagt om de nodige aanpassingen qua inrichting. Er moet rekening worden gehouden dat sommige collega’s wellicht nooit naar kantoor komen. Het gaat dus om de fysieke inrichting van het kantoor, als ook over technische oplossingen. Neem bijvoorbeeld een vergadering. Er zullen mensen fysiek aanwezig zijn, maar er zal ook iemand thuis aan het werk zijn. Dan is het nodig dat er zowel op kantoor als thuis de juiste video-oplossingen zijn en de juiste samenwerkingstools, om zo een veilige en geruisloze hybride samenwerking te creëren. De oplossingen die werkten tijdens de pandemie, waarbij iedereen thuis zat, zijn niet zomaar overdraagbaar naar de hybride wereld.

Hybride werken vraagt om een andere manier van leiding geven. Het kan zijn dat deze nieuwe situatie iets anders vraagt. Het gaat over de controle loslaten, vertrouwen en mensen zelf hun eigen tijd in laten delen. Uiteindelijk gaat het er niet om waar iemand zijn werk doet, op welk tijdstip en hoe lang iemand erover doet. Het gaat om de kwaliteit waarin het werk gedaan wordt, of er voldoende afstemming is en wat het uiteindelijke resultaat is.

Urenregistratie

Voor mensen die op uurbasis werken en dit vanuit huis of op het betreffende kantoor doen, bijvoorbeeld voor een interim klus, is het handig om aan online urenregistratie te doen. Dit kan een tijdrovende klus zijn, zeker als de uren ook nog gecontroleerd moeten worden. Door een online urenregistratie kan er snel gekeken worden of uren afwijken, kunnen medewerkers zelf hun pauzes registreren en komen de gewerkte uren uiteindelijk overzichtelijk in een Excel bestand te staan. Wie zegt dat werken niet simpel kan zijn?