Impact van geautomatiseerd debiteurenbeheer op de betaalsnelheid

Geautomatiseerd debiteurenbeheer – het automatiseren van facturatie, herinneringen en incasso – heeft een duidelijke impact op hoe snel facturen worden betaald en hoeveel tijd bedrijven kwijt zijn aan hun factuurbeheer. 

Betaaltermijnen en betaalgedrag zonder automatisering

Veel bedrijven hebben te maken met lange betaaltermijnen en laat betalende klanten wanneer debiteurenbeheer niet optimaal is. Enkele statistieken over de huidige situatie zonder (of vóór) automatisering:

• Meer dan de helft van de facturen te laat betaald: Een analyse van 1,8 miljoen facturen laat zien dat ruim 50% van de facturen niet binnen de gestelde betaaltermijn wordt voldaan​. In sommige sectoren (zoals consultancy) is zelfs 5% van de facturen na drie maanden nog onbetaald​. Dit onderstreept hoe gebruikelijk lange uitstaande termijnen zijn zonder effectief debiteurenbeheer.
• Korte betalingstermijn alleen is niet genoeg: Het verkorten van de betalingstermijn op de factuur zelf levert beperkt effect op als er geen actief opvolgproces is. Facturen met 14 dagen betalingstermijn worden gemiddeld iets meer dan 25 dagen na verzending betaald, terwijl 30-dagen facturen circa 32 dagen openstaan – slechts een week verschil​. Veel klanten wachten tot de tweede of derde herinnering voordat ze betalen​. Dit laat zien dat zonder consequente opvolging, klanten vaak hun eigen (langere) betaaltermijn hanteren.

Kortom, in de traditionele situatie blijven facturen gemiddeld rond een maand openstaan, en een groot deel wordt pas na (meerdere) herinneringen betaald. Dit creëert cashflowproblemen en extra werk voor de financiële administratie.

Snellere betalingen door automatisering van debiteurenbeheer

Door debiteurenbeheer te automatiseren – denk aan geautomatiseerde herinneringsmails, eenvoudige online betaalmogelijkheden (betaallinks/QR-codes), en gestructureerde opvolgprocessen – neemt de snelheid van betalen aanzienlijk toe. Uit diverse bronnen blijkt hoe effectief dit kan zijn:

• Facturen 30–50% sneller betaald: Gebruikers van debiteurenbeheer software zien dat hun klanten beduidend sneller betalen. Dankzij consistente opvolging en makkelijke betaalmethoden (zoals iDEAL-links) worden facturen gemiddeld 30 tot 50% sneller voldaan​. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat een factuur die normaal ~30 dagen openstaat, met automatisering na ~15–20 dagen betaald wordt.
• DSO vermindering met tientallen dagen: Days Sales Outstanding (DSO, het gemiddelde aantal dagen tot betaling) daalt sterk door AR-automatisering. Volgens Paystand data krijgen bedrijven met AR-software hun geld gemiddeld 23 dagen sneller binnen (DSO verkort met 23 dagen)​. In een ander CFO-onderzoek in de VS is een reductie van DSO tot wel 32% geconstateerd door automatisering​. Dit betekent significant snellere incasso’s en verbeterde cashflow.
• Effect van betaallinks en digitale betaling: Eén concreet voorbeeld uit de praktijk is het meesturen van een iDEAL-betaallink met elke factuur (een geautomatiseerde betaaloptie). Bedrijven die dit doen krijgen hun facturen gemiddeld 9 dagen eerder betaald vergeleken met facturen zonder zo’n link. De beschikbaarheid van een directe online betaalmogelijkheid verlaagt dus de betaaltermijn drastisch.
• Extreme cases van versnelling: In individuele cases worden nog grotere verbeteringen gemeld. Bijvoorbeeld, een marketingbureau wist met AR-software haar openstaande debiteurenpost met 50% te verlagen en de DSO met 88% terug te dringen​. Hoewel dit een uitzonderlijk resultaat is, toont het de potentie van vergaande automatisering.

Samengevat zorgt debiteurenbeheer software voor aanzienlijk snellere betalingen. Facturen worden eerder geïnd doordat klanten tijdig automatische herinneringen krijgen en eenvoudig kunnen betalen. Dit verkort de gemiddelde betaaltermijn flink, wat de liquiditeit van een bedrijf ten goede komt.

Tijdsbesparing door geautomatiseerd factuurbeheer

Naast snellere betalingen levert automatisering ook een grote efficiëntiewinst op voor de financiële afdeling. Het handmatig nabellen, mailen en administreren van openstaande facturen kost veel tijd – tijd die met slimme software bespaard kan worden. Enkele cijfers over de tijdsbesparing:

• Tot 80% minder tijd kwijt aan debiteurenbeheer: Payt Software rapporteert dat organisaties tot wel 80% van de tijd kunnen besparen die ze normaal aan debiteurenbeheer besteden​. Routinewerk zoals herinneringen sturen, betalingen checken en overzichten bijhouden verloopt automatisch, waardoor medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen en belangrijkere taken.
• Algemene onderzoeken: 70–80% tijdsreductie: Ook breder onderzoek bevestigt zulke orde-grootte besparingen. Een analyse van Goldman Sachs stelt dat financiële teams door invoicing-automatisering ongeveer 70–80% minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van factuurgegevens en het versturen van facturen​. Dit betekent dat medewerkers dagen per maand kunnen vrijspelen voor andere werkzaamheden.
• Concrete uren winst per week: Een studie vermeldt dat het overstappen op elektronische facturatie en automatische opvolging teams tussen de 41 en 60 uur per week aan handmatige verwerking van openstaande facturen bespaart​. Dat is bijna 1–1,5 FTE aan werkweek die uitgespaard wordt puur door het schrappen van repetitieve handelingen.
• Meer focus op moeilijke gevallen: Door deze tijdsbesparing kunnen credit managers zich richten op de klanten of facturen die echt aandacht behoeven. Hierdoor worden problematische schulden sneller opgelost, terwijl de rest automatisch wordt afgehandeld.

Het moge duidelijk zijn dat automatisering niet alleen de betaalsnelheid verbetert, maar ook de werkdruk drastisch vermindert. Bedrijven kunnen hun medewerkers efficiënter inzetten en besparen kosten doordat minder manuele incasso-acties nodig zijn.

Geautomatiseerd debiteurenbeheer versnelt het betaalproces van facturen significánt. Bedrijven die dergelijke software inzetten, zien hun gemiddelde betaaltermijn fors dalen – vaak met enkele weken – en profiteren van een beter betaalgedrag van klanten. Tegelijkertijd besparen ze tientallen procenten aan tijd en middelen die voorheen naar handmatige administratieve taken gingen. Verschillende onderzoeken en cases bevestigen dat facturen sneller worden betaald (30–50% sneller, of tientallen dagen eerder)​ en dat organisaties efficiënter werken (tot 70–80% minder handmatig werk)​. De investering in automatisering van het factuurproces vertaalt zich dus direct in een betere cashflow en lagere werkdruk, wat onderbouwd wordt door zowel statistieken als praktijkverhalen.