Regels kilometerregistratie: voorkom boete en bijtelling

Foto: Pixabay

Het is belangrijk om als ondernemer de regels van de kilometerregistratie te kennen. Rij jij privé in een auto van de zaak? Kilometerregistratie kan jou als zzp’er voordeel opleveren bij de Belastingdienst, mits je minder dan vijfhonderd privékilometers per jaar in de auto rijdt. Dan hoef je namelijk geen bijtelling te betalen. Hoe toon je dit aan en wat zijn de regels van kilometerregistratie?

De kilometerregistratie dient als bewijs voor de Belastingdienst. Heb je geen bewijs, dan kan dit nadelige gevolgen hebben. De Belastingdienst heeft de bevoegdheid om een boete op te leggen plus de bijtelling in rekening te brengen.

Vermelding gegevens auto

Om aan de regels van de kilometerregistratie te voldoen, is het in de eerste plaats van belang dat de gegevens van de auto erin staan. Het gaat dan om het noteren van het merk van de auto, het model, type, kenteken en de periode waarin de auto gebruikt is. Daarnaast bevat de kilometerregistratie ook per rit de ritgegevens.

Regels ritgegevens

Per rit moeten er bepaalde gegevens beschikbaar zijn ter controle door de Belastingdienst. Het gaat dan onder andere om de datum van de rit en de kilometerstand. Er dient geregistreerd te worden waar de kilometerteller op staat bij vertrek en bij aankomst. Het adres van vertrek en van de bestemming vallen ook onder de regels van de ritgegevens.

Het komt vaak voor dat er sprake is van twee ritten. Dit is het geval als je vanaf je werkadres naar een afspraak rijdt en vanaf daar weer terugrijdt naar je werkadres. De Belastingdienst gaat dan standaard uit van de meest gebruikelijke route. Wijk je daarvan af? Dan dient deze route opgenomen te worden in de gegevens.

Verder moet het karakter van de rit duidelijk zijn, zoals of het een zakelijke rit betreft of een privérit. Rijd je tijdens een bepaalde rit zakelijk en privé? Dan dien je de privé gereden kilometers te noteren in de gegevens van de rittenadministratie.

Bijtelling privégebruik auto voorkomen

Een sluitende rittenadministratie is voor de Belastingdienst voldoende bewijs om aan te tonen dat er privé per jaar minder dan vijfhonderd kilometer is gereden. Hoe houd je een sluitende rittenadministratie bij? Dit kan handmatig, maar dat is wel omslachtig en neemt veel tijd in beslag. Indien je gebruikmaakt van een online boekhoudpakket is het mogelijk om daar de kilometerregistratie in op te nemen.

De meest gemakkelijke en efficiënte manier is het gebruik van software, bijvoorbeeld door het plaatsen van een kastje in de auto. Bij een ingebouwd kastje is er een GPS tracker die de rit en route automatisch bijhoudt. Verder kan je ook gebruik maken van een app, zodat de kilometerregistratie op je smartphone verwerkt kan worden.

Kilometerregistratie voor bestelauto

Rij je tenslotte als ondernemer in een bestelauto? Dan gelden er andere regels voor de kilometerregistratie indien de bestelauto dagelijks meerdere ritten maakt voor de uitvoering van de werkzaamheden. De bewijsvoering voor het minder dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijden dien je dan aan te tonen met een combinatie van een vereenvoudigde rittenadministratie en zakelijke adressen. Het is dan niet toegestaan dat de bestelauto voor de lunch of tijdens werktijd privé gebruikt wordt.