Elk jaar vinden er in Nederland zo’n 20.000 tot 30.000 bedrijfsverhuizingen plaats. Een verhuizing is een behoorlijke onderneming. Een bedrijfsverhuizing wordt vaak onderschat, waardoor het bedrijven veel tijd en geld kost. Zoals met alles in het leven geldt ook hier: een goede logistieke voorbereiding is het halve werk. Nieuws.nl heeft een aantal tips op een rijtje gezet, zodat je op de hoogte bent van wat je zoal staat te wachten en waar je rekening mee moet houden.
Aanspreekpunt
De Facilitair Manager van een bedrijf is het aanspreekpunt voor alle medewerkers als er een verhuizing aankomt. Deze persoon moet volledig op de hoogte zijn van wat er staat te gebeuren en het overzicht behouden over de gehele verhuizing. Vaak ontstaat er vertraging of miscommunicatie omdat er geen gedegen draaiboek is met een stappenplan. Mensen vinden het fijn om te weten waar ze aan toe zijn, wanneer en welke spullen zij moeten inpakken. Ze willen graag hun werk blijven doen en willen dus precies weten wat hen te wachten staat.
Logistiek specialist
Een bedrijfsverhuizing uitbesteden kan veel stress en tijd besparen. Als je ervoor kiest om het niet zelf te doen, is het belangrijk dat je kiest voor een logistiek specialist die hier verstand van heeft, zoals Officetrader. Het gaat niet alleen om het verhuizen van meubels binnen een bepaald tijdsbestek, maar ook om de demontage en montage, het in- en uitpakken en een bedrijf schoon opleveren Het is mogelijk om te overleggen welke verhuismaterialen je wilt gebruiken, zoals verhuisdozen, plastic verhuisboxen of rolcontainers. Ook maakt het aan- en afkoppelen van ICT onderdeel uit van een verhuizing.
Inventarisatie nieuwe bedrijfspand
Als je eenmaal een geschikte ruimte hebt gevonden, is het tijd om na te gaan denken over het verhuisbudget en de inventarisatie van het nieuwe bedrijfspand. Een onderdeel van het draaiboek is een overzicht van wat er eventueel overgenomen kan worden en wat er nieuw moet worden aangeschaft. Neem ook goed alle financiële zaken door die in het contract staan vermeld over de maandelijkse kosten. Kunnen deze per kwartaal betaald worden en is dit voordeliger? Ook de opzegtermijn en de huurtermijn zijn van belang.
Nieuwe bedrijfsruimte
Voordat alle spullen op de stoep staan van de nieuwe bedrijfsruimte, is het belangrijk dat in het nieuwe pand alles op orde is. Zorg ervoor dat je van tevoren de telefoon en internet aansluiting regelt. Alle meubels kunnen pas geplaatst worden als het tapijt ligt en de verlichting het doet. Als er medewerkers bereid zijn om mee te werken tijdens de bedrijfsverhuizing, is dat zeker een optie. Let daarbij wel goed op dat ze niet overbelast raken. Het is daarom efficiënter om een verhuizing uit te besteden, zodat je straks geen overbelaste medewerkers hebt.
Afronding
Na de verhuizing is het belangrijk om alles goed af te ronden. Aangeraden wordt om het oude pand nog te bekijken om te kijken of er schade is ontstaan tijdens de verhuizing. Verder dienen de juridische zaken op orde te zijn. Ten slotte moet het adres aangepast worden bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Ook klanten en leveranciers moet op de hoogte worden gebracht. Tip: laat tijdig op je website weten dat je gaat verhuizen en vermeld het nieuwe adres.