Incoterms 2020: voorkom discussies over risico en kosten

Incoterms helpen je pas echt als je ze meteen vertaalt naar acties. Zet dus niet alleen drie letters in je offerte of order, maar schrijf er direct bij wie wat regelt, waar kosten terechtkomen en wanneer het risico overgaat. Dan werkt iedereen met hetzelfde beeld: sales, logistiek én finance. En zodra de zending onderweg is, kun je snel terugpakken wat er precies is afgesproken.

Wil je de basis snel scherp hebben? Lees meer informatie over Incoterms 2020! Gebruik dat als startpunt en maak daarna je eigen afspraken concreet, zodat je er in de praktijk op kunt sturen.

De meeste ruis ontstaat doordat de leveringsplaats te vaag blijft. “Levering op terminal” klinkt helder, maar in de praktijk blijft de vraag: bedoel je bij aankomst, na lossen, na terminal handling, of pas als de goederen de terminal uit zijn?

Maak het daarom letterlijk. Noteer naast de Incoterm de exacte plek én het procespunt. Denk aan een terminalnaam, haven of airport, of een volledig magazijnadres. Zet er ook één korte zin bij die het moment vastpint, zoals vóór lossen of ná lossen, als dat voor jullie echt verschil maakt.

Dit helpt ook bij export- en importformaliteiten. Schrijf expliciet op wie welke formaliteiten regelt, zodat je niet in het bekende “ik dacht dat jij dat deed” belandt. Intern scheelt het ook gedoe: planning, kosteninschatting en factuurcontrole sluiten beter aan als iedereen dezelfde uitgangspunten gebruikt. Minder vragen tijdens de rit, minder correcties achteraf.

Een Incoterm loopt het soepelst als hij past bij hoe jullie de keten aansturen. Leg daarom vast wie carriers selecteert, wie boekt en wie de planning stuurt. Dan is meteen duidelijk wie de regie heeft en voorkom je dat er later alsnog verwachtingen ontstaan dat de andere partij even bijstuurt.

Bij wegtransport loont het om ook de praktische punten rond laden en lossen mee te nemen. Spreek af wie laadmiddelen regelt (bijvoorbeeld een heftruck), wie aftekent bij aflevering en wat je doet bij schade: direct noteren op de vrachtbrief en foto’s maken. Zet ook neer wie wachttijd afhandelt. Als dit vooraf duidelijk is, wordt het dagelijkse transportmanagement voorspelbaar: óf je laat de regie bewust bij de andere partij, óf je houdt zelf grip op levertijden en direct contact met de vervoerder, zonder discussie over verantwoordelijkheden.

Bij zeevracht en luchtvracht is het slim om kosten en momenten te benoemen die niet altijd vanzelf meelopen in offertes of facturen, zoals terminalhandelingen, handling en documentkosten. Leg vast welke partij welke kostenpost betaalt én op welk punt het risico overgaat (bijvoorbeeld bij afgifte aan de carrier, op de terminal, of pas op de eindlocatie). Dan wordt factuurcontrole simpel: je checkt snel of een factuur klopt met wat je hebt afgesproken.

Houd scherp: Incoterms regelen niet automatisch alles. Eigendom, betaling en verzekering vallen er niet standaard onder. Als je die onderwerpen apart vastlegt, voorkom je dat je later alsnog moet uitzoeken wat de bedoeling was.

Zet eigendomsoverdracht en betalingsvoorwaarden daarom apart in het contract. En benoem verzekering expliciet: wie verzekert, tot welk punt, en hoe schade praktisch wordt afgehandeld. Denk aan: wie meldt schade, welke bewijsstukken nodig zijn en welke documenten je uitwisselt. Dan is bij schade meteen duidelijk wie welke stap zet en wie wat kan claimen.

Bij Transheroes kiezen we bewust voor die extra duidelijkheid op papier, omdat dat in de uitvoering zorgt voor minder correcties, minder discussies en minder losse eindjes. Uiteindelijk wil je maar één ding: een zending die doorloopt, met afspraken die voor iedereen hetzelfde betekenen.