Leveranciers kerstpakketten waarschuwen voor drukte in december

De drukte rond kerstpakketten is niet nieuw, maar neemt volgens de sector dit jaar toe. Steeds meer bedrijven wachten met hun keuze tot de teamsamenstelling en het budget voor het lopende jaar rond zijn. Daardoor concentreren bestellingen van kerstpakketten zich in de laatste weken van november en de eerste helft van december. Diezelfde periode is voor pakketvervoerders al de drukste van het jaar, met extra volumes door black friday-acties en online kerstinkopen, waardoor de bezorging dan extra kwetsbaar is voor vertraging.

"We zien de vraag naar kerstpakketten ieder jaar later op gang komen," zegt een woordvoerder van KerstpakkettenIdee, een van de aanbieders die bedrijven helpt bij het kerstpakket bestellen. "Wie in december pas de knoop doorhakt, heeft nog steeds keuze, maar wel minder dan een paar maanden eerder. Bepaalde thema's en prijsklassen zijn dan al uitverkocht, ook al lijkt de kerstperiode nog ver weg."

Ook bij maatwerktrajecten loopt de druk op. Een pakket dat is afgestemd op een specifiek team of budget vraagt meer voorbereidingstijd dan een standaardpakket uit de catalogus, omdat de inhoud eerst moet worden samengesteld en goedgekeurd voordat de productie start.

"Een aanvraag voor kerstpakketten op maat kost al snel een paar weken extra," zegt een woordvoerder van Kerstpakketten.net. "Klanten geven hun wensen door, wij doen een voorstel en pas daarna gaat de bestelling de productie in. Hoe dichter dat traject bij de kerst zelf begint, hoe krapper het wordt om de kerstpakketten nog op tijd te leveren."

Naast de planning bij leveranciers zelf speelt ook de fiscale kant van kerstpakketten mee. Bedrijven die de kosten willen laten vallen binnen de onbelaste vrije ruimte van de werkkostenregeling, moeten daar dit kalenderjaar nog ruimte voor hebben. Wie tot half december wacht met bestellen, heeft weinig tijd meer om dat nog na te vragen bij de eigen boekhouding of salarisadministratie.

Ook logistiek gezien is de timing van kerstpakketten belangrijk. Veel leveranciers houden bewust een paar werkdagen ruimte tussen de levering en het moment waarop het kerstpakket daadwerkelijk nodig is, bijvoorbeeld voor een personeelsfeest of de laatste werkdag van het jaar. Zo kan vertraging bij een pakketvervoerder of een korte periode van slecht weer worden opgevangen zonder dat de pakketten te laat aankomen.

De waarschuwing voor tijdig plannen geldt niet alleen voor de decembermaand. Door het jaar heen kennen veel bedrijven vaste momenten waarop ze medewerkers of relaties bedanken, en ook daar loopt de aanvoer geregeld tegen dezelfde grenzen aan als bij kerstpakketten. Een bekend voorbeeld is de Dag van de Zorg op 12 mei, wanneer zorgorganisaties en samenwerkingspartners hun personeel bedanken met een dag van de zorg cadeau. Aanbieders melden dat ook rond die datum de populairste pakketten al weken van tevoren uitverkocht kunnen raken, vooral bij grote teams of meerdere locaties. Eenzelfde patroon doet zich voor rond Secretaressedag, Pasen en de Dag van de Leraar: momenten met een vaste datum op de kalender, waarvoor bedrijven toch vaak pas laat een keuze maken.

Dat bedrijven voor dit soort momenten steeds vaker kiezen voor een tastbaar cadeau in plaats van een bedrag op de loonstrook, hangt volgens de sector samen met de manier waarop medewerkers waardering ervaren. Een fysiek geschenk blijft zichtbaar en wordt vaker samen uitgepakt, terwijl een extra bedrag op de loonstrook al snel opgaat in de vaste lasten. Dat maakt dit soort geef-momenten, van kerstpakketten tot een cadeau op de Dag van de Zorg, voor werkgevers een alternatief naast salaris, mits ze op tijd worden geregeld.

Voor bedrijven die dit jaar nog kerstpakketten willen regelen, blijft het advies van de sector daarom simpel: hoe eerder de keuze wordt gemaakt, hoe groter de kans dat het gewenste pakket op tijd binnen is. Bij standaardpakketten is dat vaak een kwestie van dagen tot weken. Bij maatwerk kan het, afhankelijk van de omvang van de bestelling, oplopen tot ruim een maand en dat geldt voor kerstpakketten net zo goed als voor andere zakelijke geschenken door het jaar heen.